CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION
Chère Madame,
Cher Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir prendre le temps nécessaire de lire attentivement les conditions exposées ci-après.
La première partie des conditions relève du volet financier (1 à 11) tandis que la seconde partie servira à rendre notre collaboration efficace, constructive et respectueuse (12 à 32 ).
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Chapitre 1 : les conditions financières
1.Paiement de la provision
D’ores et déjà, je vous confirme la prise en charge de votre dossier. Je vous remercie de verser la provision demandée par email sur mon compte honoraire :
SRL Géraldine BALTHAZAR- Avocate
Rue Alphonse Renard 55
1050 Bruxelles
IBAN: BE73 9502 1453 7760
BIC: CTBKBEBXXXX
Durant le traitement du dossier, les rémunérations s’effectuent par le paiement de provisions qui sont réclamées au client, ou de factures intermédiaires. Les provisions ne sont pas nécessairement représentatives de l’état d’avancement des devoirs ni de la hauteur des frais et débours exposés au jour de la demande. Le paiement de la première provision emporte acceptation des présentes conditions.
2.Les honoraires
Conformément à mes règles déontologiques, je vous communique donc ci-après la méthode de calcul des frais et honoraires qui vous seront portés en compte pour mon intervention.
Les honoraires rémunèrent le travail de l’Avocate et comprennent toutes les prestations nécessaires pour mener à bien la mission, telles que :
-la lecture de l’ensemble des pièces du dossier et des courriers reçus ;
-la préparation, la rédaction et la relecture de tous les documents (correspondances, consultations, citations, requêtes, conclusions, mémoires ou notes) ;
-les recherches juridiques ;
-les réunions et entretiens téléphoniques avec le client ou des tiers ;
-les plaidoiries, les démarches et l’assistance à toute audience, réunion de toute nature, y compris le temps de déplacement et d’attente.
Les honoraires peuvent être fixés selon différentes méthodes : la méthode du taux horaire, la méthode du forfait, la méthode du pourcentage sur l’enjeu du litige ou la méthode de l’abonnement.
Par ailleurs, l’indemnité de procédure est généralement considérée comme destinée à l’avocat et peut être réclamée par ce dernier.
3.Taux horaire
Lorsqu’il y a application de la méthode de tarification horaire, le taux horaire est susceptible de varier selon l’importance, la complexité, l’urgence de l’intervention et l’expérience de l’avocate prestataire. Il est fixé entre 150 € et 250 € hors TVA. Ce taux peut être réduit pour des affaires simples ou majoré pour des affaires revêtant un caractère exceptionnel, complexe ou urgent.
Dans le cas qui nous occupe, le taux horaire est fixé au taux de base à 150 euros, hors TVA.
4.Honoraires sur résultat
En cas de succès complet ou partiel dans un litige, les honoraires (hors frais) de l’avocate peuvent être majorés d’un honoraire sur résultat, calculé sur la base d’un pourcentage des montants récupérés ou des dettes évitées. Ce pourcentage s’établit comme suit :
-1,00 € à 4.999,00 € : 12 %
-5.000,00 € à 12.499,00 € : 10 %
-12.500,00 € à 24.999,00 € : 8 %
-25.000,00 € à 99.999,00 € : 7 %
-100.000,00 € à 299.999,00 € : 6 %
-300.000,00 € à 999.999,00 € : 5 %
-Au-delà de 1.000.000 € : 6,5 %
5.Les frais et débours
Le tarif horaire ne comprend pas les frais de l’avocate (frais d’ouverture de dossier, de secrétariat, photocopie, archivage, déplacement, etc.) ni les frais judiciaires et débours (frais d’huissiers de justice, de greffe, coûts administratifs des pièces d’état civil ou d’autres documents, les honoraires d’un traducteur juré ou d’un expert, etc.). Leur mode de calcul sera communiqué au client à l’ouverture du dossier et repris de manière précise dans l’état de frais et honoraires établi à la clôture du dossier.
Les frais exposés dans le cadre de votre affaire, sont portés en compte de la manière suivante :
-ouverture et clôture du dossier qui comprend les frais liés à l’ouverture, clôture et archivage du dossier: 100,00 euros ;
-page dactylographiée (lettre courriel-citation – conclusions- note – requête-note): 11,00 euros/ page ;
-photocopies et pages scannées : 0,50 euro / page comprenant le coût de revient et le temps consacré à la confection de la copie ;
-frais de déplacement hors Bruxelles: 0,90 euro /km ;
-frais de déplacement dans Bruxelles: les déplacements à l’intérieur sont facturés au prix forfaitaire de 15 euros par déplacement ;
-Recherche au registre national: 15 euros.
5. Aide juridique
Je me dois de vous informer expressément qu’il est possible de bénéficier, sous certaines conditions, de l’aide juridique totalement ou partiellement gratuite. Les conditions d’accès à l’aide juridique, de même que tous les renseignements utiles peuvent être obtenus sur le site de la Commission d’Aide Juridique de Bruxelles (www.aidejuridiquebruxelles.com).
En acceptant les conditions de mon intervention, vous renoncez à l’aide juridique gratuite ou partiellement gratuite, et ce, à dater de l’acceptation de ces conditions et jusqu’au moment où vous faites savoir que vous entendez renoncer à mes services pour vous adresser au Bureau d’Aide Juridique qui est situé à 63 rue de la Régence à 1000 Bruxelles.
6. Intervention d’un tiers payant
Il est expressément rappelé également que, dans l’hypothèse où vous disposeriez d’une assurance protection juridique susceptible de prendre en charge les frais et honoraires en fonction notamment de la période et du type de litige couverts par le contrat d’assurance, il vous appartient de m’en aviser afin que votre compagnie d’assurance prenne en charge mon intervention.
7. Délais et modalités de paiement
Le client s’engage à honorer l’état de frais et honoraires ou la provision qui lui est adressée dans les 15 jours de la réception de la facture.
En tout état de cause, aucune prestation ne sera remplie avant réception du montant de la provision ou du montant de l’état de frais et honoraires intermédiaire. En cas de non-paiement à l’échéance, un intérêt de retard pourra être porté en compte à hauteur de l’intérêt légal.
8. Prélèvement des honoraires sur le compte tiers
Le client accepte que l’avocate prélève sur toutes sommes transitant sur son compte tiers, tout montant qui lui serait dû à titre de frais et honoraires.
9. Difficultés d’exécution et litiges éventuels
Toutes difficultés ou litiges relatifs à l’exécution des présentes modalités d’intervention financières seront, par priorité, soumis à la juridiction du Bâtonnier de l’Ordre des avocats du Barreau de Bruxelles qui tentera de concilier les parties. Dans l’hypothèse où toute tentative d’arrangement serait demeurée vaine, le litige sera porté devant les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.
10. Acceptation de la convention d’honoraires et des conditions d’intervention
Le paiement de la provision demandée vaut acceptation de la présente convention d’honoraire.
Chapitre 2 : conditions de collaborations et informations importantes
11. Fiche d’informations légales
En exécution de l’article 18 de la loi du 26 mars 2010 sur les services (après l’entrée en vigueur du livre III du CDE, l’avocat se référera à l’article III-74 du Code de droit économique), les informations légales suivantes sont communiquées aux clients :
Nom : SRL Géraldine BALTHAZAR -Avocate
Adresse du cabinet d’avocat : 55 rue Alphonse Renard 55- 1050 Ixelles
Adresse électronique : g.balthazar@avocat.be
Numéro d’entreprise : BCE 1020.357.648
Organisation professionnelle : Barreau de Bruxelles
Titre professionnel : Avocate
Pays ayant octroyé ce titre professionnel : Belgique
Caractéristique de la prestation de service : défense en justice dans le cadre du litige et consultation en matière civile et familiale, médiation.
Assurances : RC professionnelle : compagnie d’assurance Ethias, rue des Croisiers 24 à 4000 l’exception des États-Unis d’Amérique et du Canada.
12. Conformité au RGPD
Dans le cadre de notre collaboration, toutes les mesures nécessaires seront prises pour garantir la conformité au Règlement général sur la Protection des Données (RGPD). Cela signifie que vos données personnelles seront traitées de manière juste, transparente et sécurisée. Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les rectifier, de demander leur suppression et de vous opposer à leur traitement dans les limites prévues par la loi. Je m’engage à ne pas divulguer vos informations à des tiers sans votre consentement préalable, sauf si cela est requis par la loi.
Il est également important de noter que, si des membres de votre famille ou des tiers prennent contact avec moi pour s’enquérir des tenants et aboutissants de votre dossier, je ne pourrai pas divulguer des informations à votre sujet. Vous serez le seul interlocuteur, et vous devez en prendre pleinement conscience.
13. Confidentialité des correspondances
Il est crucial que toutes les informations échangées durant notre collaboration soient strictement confidentielles.
En particulier, concernant la correspondance avec l’avocat.e.s de la partie adverse, il m’est interdit de la produire en justice. Cette réglementation vise à protéger le client, lui permettant ainsi de négocier librement et de trouver un accord.
La correspondance entre avocats est régie par des règles déontologiques strictes qui sont en vigueur en vertu des articles 496 et 497 du code judiciaire. Même avec l’accord des conseils, toute communication ne peut être produite qu’avec l’autorisation du/ de la Bâtonnier.e dans des cas exceptionnels.
14. Lutte contre le blanchiment d’argent
Conformément aux obligations légales liées à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, je vous informe que nous sommes tenus de respecter certaines procédures.
Cela inclut, entre autres, l’obligation de signaler toute transaction ou activité suspecte à l’organisme compétent. Dans le cadre de notre relation professionnelle, il est essentiel que vous fournissiez des informations véridiques et complètes concernant vos transactions financières et vos identités.
Je me réserve le droit d’effectuer des vérifications pour nous assurer que toutes les activités respectent les normes de bonne conduite et de transparence. Il est primordial de comprendre que la non-conformité aux réglementations en matière de blanchiment d’argent peut entraîner des conséquences graves.
15. Communication entre avocat.e.s
Dans le cadre de la représentation juridique, les avocat.e.s, même lorsqu’ils représentent des parties adversaires dans une affaire, peuvent communiquer de manière cordiale.
La courtoisie et le professionnalisme dans les interactions entre avocat.e.s ne compromettent en rien l’ardeur de la défense de leurs intérêts respectifs et de telles interactions ne doivent en aucun cas être interprétées comme un manque d’engagement envers la défense des intérêts de leurs clients. Je m’engage à maintenir une rigueur absolue dans la protection des droits et des intérêts de mes clients. Les échanges ont également pour but de faciliter la gestion du dossier, d’encourager un règlement amiable et de clarifier les positions respectives des parties.
L’établissement d’un dialogue respectueux entre avocat.e.s adversaires est une pratique courante dans le domaine juridique, qui ne saurait être confondu avec une collusion ou un biais en faveur de la partie adverse.
16. Utilisation de l’intelligence artificielle
Dans le cadre de notre communication, je vous invite à ne pas utiliser des outils d’intelligence artificielle pour éviter que des informations relatives à votre vie privée ne soient divulguées et potentiellement utilisées contre vous par la suite. Les systèmes d’intelligence artificielle ne sont pas suffisamment sécurisés pour garantir la confidentialité de vos informations.
17. Canaux de communication
Je vous encourage à utiliser l’email pour toutes les communications liées à votre dossier. L’utilisation de WhatsApp ou des messages instantanés ne sera permise qu’à titre exceptionnel, lorsque cela s’avérera nécessaire.
Multiplier l’utilisation de plusieurs canaux de communication en même temps entrave le bon déroulement du dossier et entraîne un risque important de déperdition d’informations, par exemple parce que les messages Whatsapp ne sont plus surlignés dès leur première lecture.
Il est expressément interdit au client de créer un groupe WhatsApp impliquant l’Avocate. Dans le cas où le client utiliserait de manière excessive le canal WhatsApp pour communiquer avec l’Avocate, celle-ci se réserve le droit de bloquer le client sur ce mode de communication. Les parties conviennent que toute communication relative au dossier devra se faire par les moyens de communication établis convenus dans l’accord de collaboration.
Je vous signale par ailleurs que l’ouverture d’un dossier implique un mandat de votre part de me permettre l’accès aux données du Registre National, demandées dans le cadre des procédures, notamment par le dépôt des extraits RN.
18. Objet/Sujet de la communication par courrier électronique
Afin d’assurer un traitement efficace du dossier, nous vous demandons instamment d’utiliser un objet clair et précis pour chaque courriel. Pour faciliter la gestion de nos échanges, je vous demande d’utiliser le format suivant pour l’objet de vos courriels :
VOTRE NOM prénom en minuscule / NOM DE LA PARTIE ADVERSE prénom en minuscule
Par exemple : DUPONT Jean / MARTIN Julie Ceci permettra une meilleure organisation et un suivi plus aisé de nos échanges, contribuant ainsi à accélérer le traitement de ce dossier. Nous vous remercions de votre collaboration.
19. Contenu de votre collaboration
La réussite de ce dossier dépendra en grande partie de votre collaboration active. Pour assurer un traitement efficace et rapide de votre dossier, nous vous encourageons à transmettre un résumé concis et chronologique des faits, par courriel, à moins que nous n’ayons déjà eu une première entrevue.
Ce résumé doit se concentrer sur les informations factuelles et objectives, en évitant les détails superflus. Ce travail préparatoire permettra une gestion plus productive du dossier. Il vous est demandé de transmettre promptement tous les documents utiles, sous format PDF (de préférence scannés en haute résolution).
Je vous remercie de vous engager à collaborer pleinement à la bonne conduite du présent dossier. À cet effet, il y a lieu de s’engager à fournir, dans les meilleurs délais, tous documents et informations nécessaires à la défense des intérêts, au format PDF (de préférence) ou, à défaut, par copies lisibles.
Afin d’optimiser le traitement de votre dossier, je vous remercie de bien vouloir transmettre tous les documents nécessaires dans un seul courriel, si possible. Chaque pièce jointe doit être clairement nommée (pas tous les documents dans un seul pdf mais bien différencier les documents).
Évitez d’envoyer plusieurs courriels. Si la taille du fichier dépasse la capacité d’envoi, utilisez un fichier compressé (zip) ou un service de stockage en ligne (cloud). Veuillez également transmettre les documents dans l’ordre chronologique, en privilégiant les éléments factuels et précis.
20. Horaire du cabinet
Le cabinet est ouvert pendant les heures de bureau, de 8h30 à 17h. Toute communication téléphonique avec un avocat ou ses collaborateurs, qu’elle soit initiée par le client ou par le cabinet, est considérée comme une prestation de service et sera facturée au tarif horaire en vigueur.
Les communications téléphoniques avec le client, qui impliquent l’interruption des tâches en cours et la consultation du dossier, sont considérées comme du temps de travail facturable au tarif horaire en vigueur.
Il est préférable de privilégier l’utilisation de l’email eu égard aux potentielles interruptions facturables et/ou l’indisponibilité ponctuelle de l’avocat.e tels que les audiences, les consultations et la rédaction de conclusions.
Il peut arriver que l’avocat ou l’avocate réponde en dehors des heures de bureau afin de remplir au mieux mes obligations professionnelles. Cependant, cela ne signifie pas que vous êtes autorisé(e) à contacter l’avocat.e à tout horaire du jour et de la nuit.
21. Prise de rendez-vous/ appels téléphoniques
Pour la prise de rendez-vous, vous pouvez utiliser mon site internet ou m’envoyer un email en me précisant déjà vos disponibilités pour les deux semaines à venir.
Je tiens à préciser que nous ne sommes pas toujours en mesure de répondre à des appels sur notre téléphone mobile (GSM).
Par conséquent, il est préférable de privilégier l’email ou le site pour prendre rendez-vous afin d’assurer une communication efficace et organisée.
22. Délai de réponse aux courriels
L’objectif est de répondre à vos emails et demandes dans un délai de 48 heures. Cependant, en cas de surcharge de travail ou d’audience, ce délai peut exceptionnellement être prolongé jusqu’à un maximum de 72 heures. Je vous remercie par avance pour votre compréhension à cet égard.
J’attire votre attention sur le fait que la priorité reste la communication par mail et que le délai de réponse ne s’applique qu’à ce canal.
23. Éthique de communication
Je crois fermement en un environnement de travail respectueux. Il est compréhensible que des émotions intenses puissent survenir lors de procédures aussi personnellement et affectivement impliquant.
Toutefois, je vous encourage à garder à l’esprit que seule une communication positive et constructive pourra vous aider dans la gestion de votre dossier. Se défouler sur votre avocat.e ne sera pas bénéfique et pourrait même s’avérer contre-productif. Je vous incite à adopter une approche constructive dans toutes nos interactions.
24. Demande de paiement
Il est impératif que vous respectiez les demandes d’honoraires en temps et en heure.
Nous ne sommes pas des commerçants, et notre profession repose sur la défense des personnes et mon but n’est pas d’envoyer des rappels ou des mises en demeure à mon propre client.
Respecter ces demandes me permettra de me concentrer pleinement sur votre dossier et de maintenir une relation de confiance.
25. Modes alternatifs de résolution des conflits
Dans le cadre de notre collaboration, je vous encourage à privilégier les modes alternatifs de résolution des conflits (MARC), tels que la médiation ou la conciliation.
Ces procédures peuvent souvent être plus rapides, moins coûteuses et moins stressantes que les procédures judiciaires traditionnelles. L’article 444 du Code judiciaire belge stipule que, dans les matières civiles, les parties doivent être encouragées à se concerter et à rechercher des solutions amiables à leur litige avant d’introduire une action en justice.
Cet article souligne l’importance de la communication et de la coopération entre les parties pour parvenir à une résolution satisfaisante et efficace des différends. En privilégiant les modes alternatifs de résolution des conflits, vous contribuez non seulement à une gestion plus efficace de votre dossier, mais cela renforce également notre relation de confiance.
26.Savoir faire appel à un tiers
Si des sujets personnels deviennent trop compliqués à gérer, je vous encourage à faire appel à un professionnel de la santé avec qui vous pourrez discuter. Lorsque vous vivez des situations difficiles qui peuvent engendrer du stress ou un sentiment d’insécurité, il est important de pouvoir en parler avec un expert de la santé dans la mesure où cela ne ressort pas des compétences d’un.e avocat.e.
27. Clause d’archivage et de restitution des jugements
À l’expiration de cinq ans après la clôture du dossier, le dossier du client sera détruit automatiquement.
Il est donc important que le client prenne en compte qu’à la clôture du dossier, il doit récupérer l’expédition des jugements, s’il est, exceptionnellement, toujours en possession de l’avocat.e. L’expédition d’un jugement est l’original du jugement qui ne peut pas être copié et une procédure doit être engagée devant le tribunal pour obtenir un duplicata. Ce document est essentiel pour signifier ou faire exécuter un jugement et faire courir le délai d’appel.
Ce document sera également nécessaire si, par exemple, le client fait appel à un service tel que le SECAL pour récupérer des arriérés de contributions alimentaires.
28. Collaboratrices dans la gestion de votre dossier
Dans le cadre de la gestion de votre dossier, il est possible que je fasse appel à des collaborateurs, dûment qualifiés et expérimentés, travaillant au sein de ma structure pour certaines tâches spécifiques. Vous serez informé(e) de l’identité et du rôle de l’avocat intervenant sur votre dossier en cas de remplacement.
Le recours à ces collaborateurs ne modifiera pas les honoraires convenus. La confidentialité de votre dossier sera maintenue dans toutes les circonstances.
29. Obligation de moyen
Je m’engage à fournir une assistance juridique conforme aux règles de l’art et aux normes professionnelles en vigueur.
Je m’engage à déployer tous les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés par le client, sans garantir un résultat déterminé. Il est précisé que l’avocat.e n’est tenu qu’à une obligation de moyen, ce qui signifie qu’il doit mettre en œuvre tous ses savoir-faire, ses compétences et ses diligences pour conseiller et défendre le client au mieux de ses intérêts.
En conséquence, je ne saurais être tenu responsable des résultats obtenus, qu’ils soient favorables ou défavorables, à l’issue des démarches juridiques entreprises.
30. Clause de non-responsabilité
Je ne peux être tenu responsable des actes, omissions ou décisions prises par le client en dehors de mon intervention ou avant la prise en charge effective du dossier. Le client reconnaît qu’il est seul responsable des démarches effectuées avant l’engagement de mes services et que je n’assume aucune responsabilité pour les conséquences de ces actes.
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N’hésitez pas à reprendre contact avec moi si vous avez la moindre question.
Veuillez agréer, l’expression de mes sentiments dévoués.
SRL Géraldine BALTHAZAR
BCE 1020.357.648
Avocat – Lawyer
Attorney at Law Brussels Bar Association
Rue Alphonse Renard 55
B – 1050 IXELLES
TVA BE 1020.357.648
Compte Honoraires : BE73 9502 1453 7760
Compte Tiers : BE25 6303 2054 8582 (destiné à des paiements pour des tiers)
t : +32 2 513 43 26
m : +32 477 33 62 04
e : geraldinebalthazar@gmail.com
This communication is confidential and is intended to be privileged
pursuant to applicable law. If the reader of this message is not the
intended recipient, or the employee or agent responsible to deliver it
to the intended recipient, you are hereby notified that any
dissemination, distribution or copying of this communication is
strictly prohibited. If you have received this message in error,
please notify Géraldine BALTHAZAR immediately by telephone (+32 2 513
43 26) and by electronic mail to: geraldinebalthazar@gmail.com and
then delete this message and all copies and backups thereof.
